1. Objetivo e Abrangência
Esta Política estabelece os procedimentos obrigatórios de Due Diligence de Integridade para a contratação de Terceiros, visando mitigar os riscos de envolvimento da Kokedama Ltda. em atos de corrupção, fraude ou ilícitos praticados por seus parceiros de negócio.
A Kokedama reconhece que a atuação de Terceiros em seu nome ou benefício pode gerar responsabilidade, conforme a Lei Anticorrupção (Lei nº 12.846/2013).
Esta Política se aplica a todos os Terceiros que se enquadrem nas seguintes categorias:
Fornecedores, Consultores, Intermediários, Agentes, Representantes, Distribuidores e quaisquer outros parceiros que possam interagir com o setor público ou privado em nome da Kokedama.
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2. Princípios Fundamentais
A contratação de Terceiros deve ser guiada pelos seguintes princípios:
Transparência: O relacionamento e as transações com Terceiros devem ser transparentes e devidamente documentados.
Diligência Prévia (Due Diligence): Avaliação prévia e contínua da reputação e histórico de integridade do Terceiro.
Clareza Contratual: Definição clara das obrigações de integridade e das consequências em caso de violação.
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3. Procedimento de Due Diligence de Integridade
3.1. Obrigatoriedade
Todos os Terceiros que possam interagir com o setor público em nome da Kokedama, ou que atuem em áreas de alto risco (e.g., financeiro, regulatório, desenvolvimento de software), devem passar por um processo de Due Diligence de Integridade.
3.2. Etapas da Due Diligence
O processo de Due Diligence será conduzido pela Instância Responsável pelo PI (Setor Jurídico Terceirizado) e incluirá, no mínimo:
Coleta de Informações: Obtenção de dados cadastrais, estrutura societária, informações financeiras e referências comerciais.
Pesquisa de Integridade: Verificação de listas de sanções, processos judiciais, notícias negativas (mídia adversa) e histórico de envolvimento em atos de corrupção ou fraude.
Avaliação de Risco: Classificação do Terceiro em nível de risco (Baixo, Médio ou Alto), com base na sua área de atuação, localização geográfica e natureza do serviço prestado.
Aprovação: A contratação só poderá ser formalizada após a aprovação da Instância Responsável pelo PI. Terceiros classificados como de Alto Risco podem exigir aprovação da Diretoria.
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4. Cláusulas Contratuais Obrigatórias
Os contratos firmados com Terceiros devem obrigatoriamente incluir:
Cláusula Anticorrupção: Declaração de que o Terceiro conhece e se compromete a cumprir a Lei Anticorrupção (Lei nº 12.846/2013) e a Política Anti-Corrupção e Conflito de Interesses da Kokedama.
Direito de Auditoria: Previsão de que a Kokedama ou um auditor independente possa realizar auditorias no Terceiro para verificar o cumprimento das obrigações de integridade.
Rescisão Imediata: Cláusula que preveja a rescisão imediata do contrato, sem ônus para a Kokedama, em caso de violação comprovada das cláusulas anticorrupção ou de envolvimento em atos ilícitos.
Indenização: Previsão de indenização à Kokedama por quaisquer multas, sanções ou prejuízos decorrentes de atos ilícitos praticados pelo Terceiro em nome da Empresa.
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5. Remuneração e Pagamentos
Vedação de Comissões e Taxas de Sucesso Não Transparentes: É vedado o pagamento de comissões, taxas de sucesso ou qualquer remuneração que não seja transparente, devidamente justificada e proporcional aos serviços prestados.
Pagamentos: Todos os pagamentos a Terceiros devem ser realizados por meios rastreáveis (transferência bancária) e para contas registradas em nome do Terceiro contratado. É proibido o pagamento em dinheiro (espécie) ou para contas de terceiros não relacionados ao contrato.
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6. Monitoramento e Treinamento
Monitoramento Contínuo: A Instância Responsável pelo PI deve monitorar continuamente os Terceiros de Alto Risco e realizar revisões periódicas de Due Diligence.
Treinamento: Terceiros que interagem com o setor público em nome da Kokedama devem receber treinamento sobre a Política Anti-Corrupção e Conflito de Interesses da Empresa.
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7. Penalidades e Comunicação
Violações: A violação desta Política resultará na rescisão contratual imediata e na comunicação às autoridades competentes, se necessário.
Canal de Denúncias: Suspeitas de violação devem ser reportadas através do Canal de Denúncias: https://denuncias.umaempresaetica.com.br/PortalDenuncias/NovaDenuncia .
