1. Objetivo e Abrangência

Esta Política estabelece as diretrizes e os padrões de conduta que devem ser observados por todos os Integrantes da Kokedama Ltda. (sócios, diretores, colaboradores, estagiários e prestadores de serviço) e Terceiros (fornecedores, parceiros, consultores e intermediários) em todas as suas interações, sejam elas com o setor público ou privado, nacional ou estrangeiro.

O objetivo é garantir o cumprimento da Lei nº 12.846/2013 (Lei Anticorrupção), do Código Penal Brasileiro e de todas as leis e regulamentos aplicáveis, promovendo uma cultura de Tolerância Zero a qualquer forma de corrupção, fraude ou ato ilícito.

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2. Princípios Fundamentais

A Kokedama Ltda. baseia sua atuação nos seguintes princípios:

• Integridade e Transparência: Todas as ações e transações devem ser conduzidas de forma honesta, ética e transparente, com registros contábeis precisos e completos.

• Tolerância Zero à Corrupção: É proibido qualquer ato de corrupção, ativa ou passiva, incluindo suborno, extorsão, tráfico de influência, propina ou facilitação de pagamentos.

• Compromisso com a Legalidade: A Empresa e seus Integrantes devem cumprir rigorosamente todas as leis e regulamentos aplicáveis ao seu negócio.

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3. Regras Anti-Corrupção

3.1. Proibição de Suborno e Vantagem Indevida

É terminantemente proibido a qualquer Integrante ou Terceiro agindo em nome da Kokedama:

• Oferecer, prometer, dar ou autorizar o pagamento de qualquer quantia, bem ou vantagem indevida, direta ou indiretamente, a qualquer Agente Público (nacional ou estrangeiro) ou a terceiros a eles relacionados.

• O objetivo desta proibição é evitar a influência indevida em qualquer ato, decisão ou obtenção de vantagem de negócio.

• A proibição se estende a qualquer forma de suborno, incluindo os chamados “pagamentos de facilitação” (pequenos pagamentos para acelerar atos de rotina).

3.2. Interação com o Setor Público

Considerando a atuação da Kokedama com o setor público, as seguintes regras devem ser observadas:

• Licitações e Contratos: É proibida a participação em atos que visem fraudar ou frustrar o caráter competitivo de procedimentos licitatórios (conluio, fixação de preços, manipulação de propostas), bem como a obtenção de vantagens indevidas em contratos celebrados com a administração pública.

• Registros: Qualquer negociação com Instituições Públicas (reuniões, comunicações, propostas) deve ser transparente e devidamente documentada.

• Vedação de Brindes e Hospitalidades: Conforme a Política de Brindes e Hospitalidades da Kokedama, é vedado o oferecimento de brindes, presentes ou hospitalidades a Agentes Públicos, visando eliminar qualquer risco de interpretação de suborno.

3.3 Brindes e Presentes

3.4. Hospitalidades e Entretenimento

Hospitalidades incluem despesas como refeições, viagens, hospedagem e entretenimento.

3.5. Proibição de Influência Indevida

• É proibido o oferecimento ou recebimento de qualquer item, serviço, hospitalidade ou vantagem com o intuito de influenciar decisões, obter vantagem indevida ou recompensar um ato de negócio.

• Esta proibição se aplica a todas as interações, sejam elas com o setor público ou privado.

3.6. Registros Contábeis e Financeiros

• Todos os pagamentos e transações devem ser devidamente documentados e refletir a realidade da operação.

• É proibida a criação de contas, fundos ou ativos não contabilizados, bem como a omissão ou falsificação de registros financeiros para ocultar ou dissimular atos ilícitos.

• A Instância Responsável pelo PI (Setor Jurídico Terceirizado) terá acesso aos registros para fins de auditoria e monitoramento.

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4. Conflito de Interesses

4.1. Definição e Dever de Reporte

• Conflito de Interesses ocorre quando os interesses pessoais de um Integrante (ou de seus familiares/pessoas próximas) se chocam ou podem influenciar indevidamente as decisões tomadas em nome da Kokedama.

• Todos os Integrantes têm o dever de evitar situações que possam configurar conflito de interesses, real ou aparente, entre Terceiros e a Empresa, Terceiros, Entes Públicos e a Empresa, seus funcionários, diretores e quaisquer outros que possam gerar decisões.

• Qualquer situação de potencial conflito de interesses (e.g., ter um familiar que é Agente Público ou trabalhar para um concorrente/fornecedor) deve ser imediatamente reportada à Instância Responsável pelo PI (juridico@kokedama.cc) para análise e deliberação.

4.2. Exemplos de Conflito de Interesses (Não Exaustivos)

• Patronagem e Nepotismo: É proibido o favorecimento de familiares ou pessoas com laços sociais próximos na contratação, promoção ou em decisões de negócio, em detrimento de qualificações e mérito, seja para desenvolvimento de projetos internos e/ou externos, atividade comercial ou captação.

• Uso de Informações Privilegiadas: É proibido o uso de informações confidenciais da Kokedama ou de seus clientes, sejam Instituições Públicas ou Privadas, para obter vantagem pessoal ou para terceiros.

• Atividades Externas: O Integrante deve reportar qualquer atividade profissional externa que possa competir com a Kokedama, ou que envolva o uso de recursos da Empresa, ou que tramite negociação autônoma sem a supervisão e autorização documental por parte da Diretoria da Empresa.

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5. Penalidades e Comunicação

• Penalidades: A violação desta Política resultará em medidas disciplinares proporcionais e transparentes, que podem incluir advertência, suspensão e demissão por justa causa, sem prejuízo das responsabilidades civis e criminais cabíveis.

• Comunicação: Em caso de dúvidas ou necessidade de auxílio, os Integrantes devem contatar a Instância Responsável pelo PI através do e-mail juridico@kokedama.cc.

• Canal de Denúncias: Suspeitas de violação desta Política devem ser reportadas através do Canal de Denúncias: https://denuncias.umaempresaetica.com.br/PortalDenuncias/NovaDenuncia. A Kokedama garante o anonimato e a proteção contra retaliação para denunciantes de boa-fé.